pengorgansasian kantor

PENGORGANISASIAN KANTOR

Setidak-tidaknya ada lima buah fakta yang jamak terdapat dan berlangsung dalam organisasi perkantoran yaitu (1) Setiap organisasi perkantoran pasti mencakup SDM yang terlibat dalam interaksi sosial, baik disebabkan oleh struktur formal atau informal; (2) Interaksi dalam system sosial itu tersusun dalam sebuah struktur yang menjamin perintah dan laporan, baik berhubungan dengan arus pekerjaan maupun arus informasi; (3) Sebagai suatu system terbuka, setiap organisasi perkantoran mempunyai hubungan timbal balik baik dalam organisasi intern ataupun ekstern; (4) Setiap orang dalam organisasi perkantoran memiliki  tujuan individu, sebagian daripadanya merupakan alasan tindakannya; mereka masing-masing mengharapkan organisasi dapat membantu mencapai tujuannya; (5) Interaksi sosial yang terjadi dalam menejemen perkantoran tsb juga dapat membantu pencapaian tujuan bersama, walaupun mungkin berbeda, namun berkaitan dengan tujuan-tujuan individi tsb.

1.  Pengertian Organisasi Kantor

Berdasarkan ke lima fakta tsb, dapat dikemukakan bahwa:

a.    Organisasi perkantoran adalah suatu proses yang menjadi tempat orang-orang berinteraksi untuk mencapai tujuan kantor.

b.    Organisasi perkantoran adalah suatu rangka dasar yang menjadi tempat orang-orang melangsungkan kegiatannya untuk menerima, menyimpan, mengolah, dan menyajikan informasi dan merawat aktiva.

c.    Organisasi perkantoran mencalup susunan staf dan alokasi tugas dan tanggung jawab dalam mengolah data, memasok informasi untuk pembuatan  keputusan dan merawat aktiva.

Bentuk komunikasi atau interaksi bagaimanapun yang terjadi, akan di dapat dua jenis unsur yang umum terjadi dalam setiap organisasi perkantoran yaitu:

1. Unsur inti adalah manusia

yaitu orang-orang tertentu yang komunikasi dan interaksinya membentuk organisasi perkantoran. Lousiana state university, Baton Rauge, mengatakan bahwa kondisi yang dibutuhkan organisasi adalah interaksi antara dua orang atau lebih yang merasa bahwa kebutuhan-kebutuhan individual mereka dapat lebih baik terpenuhi melalui perpaduan kemampuan atau sumber daya yang dimiliki secara pribadi.

Setelah organisasi kantor terwujud, unsure inti mulai terpengaruh oleh unsur kerja. Unsur kerja menentukan mutu interaksi.

Para anggota yang berinteraksi membentuk sebuah organisasi  perkantoran, sedangkan unsur kerja membuatnya efektif atau inefektif.

Unsur kerja (Working elements) yang muncul dalam organisasi perkantoran meliputi:

1.  Sumber daya insani, yaitu kemampuan para karyawan kantor dan pengaruh pribadi mereka.

2.   Sumber daya nirinsani, yaitu barang ekonomi, seperti mesin-mesin, perlengkapan kantor dan komputer.

3.   Sumber daya konseptual dari kelompok khusus yaitu para menejer.

Derajat pemanfaatan kemampuan dan pengaruh segenap karyawan kantor dalam efektifitas penggunaan sumber-daya banyak tergantung pada bagaimana menejer organisasi perkantoran itu memahami dan melaksanakan tugas-tugas mereka. Membangun hubungan antara tujuan-tujuan pribadi dan tujuan-tujuan organisasi perkantoran merupakan tugas menejer.

PRINSIP ORGANISASI PERKANTORAN

(J.J.W. Neuner dan L.B. Keeling, Modern Office Management, D.B. Taraporevala Sons & Co., Private Ltd, Bombay, 1970,hh,45-49) menyatakan ada delapan prinsip organisasi perkantoran yang esensial meliputi:

1. Prinsip tujuan

   Tujuan organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam organisasi perkantoran mesti dirumuskan dan dimengerti oleh setiap personalis. Tujuan yang dimengerti akan berubah menjadi mitivasi untuk mencapainya.

2. Prinsip kesatuan fungsi

   Setiap organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang mesti bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi perkantoran itu. Organisasi perkantoran merupakan suatu system yang terdiri atas sejumlah fungsi yang saling berhubungan dengan saling mempengaruhi dalam mencapai tujuan.

3. Prinsip hubungan individual

   Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang mesti melaksanakan pekerjaan. Kendatipun organisasi perkantoran itu merupakan sebuah system, namun individu-individulah yang menyelesaikan pekerjaannya masing-masing.

4. Prinsip kesederhanaan

   Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan atas kesederhanaan dan interelasi yang jelas. Kesederhanaan memudahkan para pelaksana untuk memahaminya, sedangkan interelasi yang jelas mengurangi keraguan.

5. Prinsip wewenang sepadan dengan tanggung jawab

   Setiap orang dalam organisasi perkantoran mesti diberi wewenang yang sesuai dengan tugas tanggung jawabnya sehingga ia dapat bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya tersebut.

6. Prinsip laporan kepada atasan tunggal

   Agar tiap personalia mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor, maka tiap petugas dalm organisasi perkantoran tersebut harus menerima perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan.

7. Prinsip kepengawasan dan kepemimpinan

   Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif mesti ditegakan sehingga tujuan organisasi perkantoran itu dapat tercapai. Pengawasan yang efektif akan mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan. Sementara itu, pengawasan yang efektif pun merupakan proses belajar bagi organisasi di waktu yang akan datang.

8. Prinsip jangkauan pengawasan

   Agar pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi perkantoran efektif, jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seorang menejer kantor atau seorang pengawas seyogyanya dibatasi, semakin jauh pengawasan menejer kantor semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan. Gejala ini melahirkan apa yang disebut hukum semakin berkurangnya tambahan kemampuan pengawasan. Pada awalnya tambahan kemampuan pengawasan itu akan meningkat sampai mencapai titik optimum pengawasan. Setelah itu tambahan kemampuan pengawasan tersebut akan semakin berkurang, hingga akhirnya mencapai titik 0 (bahkan negatif atau kekecauan pengawasan).

   Kebanyakan ahli menejemen melihat 12 hingga 15 bawahan sebagai jangkauan maksimum pada tingkat organisasi rendahan. 5 hingga 6 orang bawahan pada tingkat tinggi. Namun demikian berkat perkembangan teknologi khususnya komputer elektronika dan system mesin dengan pelaksanaan bawahan yang kurang lebih serupa melalui prosedur pengawasan rutin, jumlah bawahan yang dapat diawasi seorang atasan dapat bertambah. Teknologi dapat mendorong sentralisasi mamajemen.

ORGANISASI PERKANTORAN DAN PERUBAHAN TEKNOLOGI

Pendiri mazhab klasik dan bapak ekonomi negara dari inggris, Adam Sminth, menyatakan bahwa “bentuk-bentuk organisasi usaha tumbuh dari kebutuhan manusia dan kondisi lingkungan, sekalipun bukan segala-galanya, mungkin dapat dibenarkan pernyataan”. Manusia dalam usaha mengatur dan mengoorganisasikan dirinya banyak dipengaruhi oleh kondisi produksi dan perkembangan teknologi”.

SIKAP PARA AHLI MANAJEMEN TERHADAP PENGARUH TEKNOLOGI:

1. Tidak banyak menaruh minat terhadap factor teknologi (Fayol, Brech, Urwick, dan       Drukcker).

2.  Pakar perilaku manusia menganggap penting arti teknologi.

     a. Farrow, mengatakan bahwa suatu pandangan organisasi sebagai system teknologi memberikan kepada organisasi itu dasar yang lebih baik untuk pemahaman dan perbandingan.

b. Dubin, menaruh perhatian besar.

c. Walker, menunjukan sinyalemennya bahwa perubahan organisasi garis kepada organisasi garis  dan staf disebabkan oleh dampak teknologi.

Memaslahatkan seperangkat teknologi baru, seperti komputer elektronik, seringkali terlalu ditekankan pada pentingnya peningkatan produktivitas organisasi dan efesiensi biaya.

Dilihat dari unsur “inti” dalam organisasi, Masalah penerapan teknologi dalam manajemen tidak terutama terletak pada latar ekonomi.

Peringatan dari Frank J. Jasinki mengemukakan bahwa “suatu perubahan dalam produksi atau teknologi mempengaruhi hubungan-hubungan organisatoris”. Perubahan-perubahan yang terjadi yang disebabkan oleh penerapan teknologi perkantoran akan mempengaruhi hubungan sosial diantara menejer dan bawahan, antara personalia dengan personalia lainya dalam menejemen perkantoran tersebut.

Jika menejemen perkantoran mengabaikan perubahan hubungan sosial seperti itu (yang disebut sebagai perubahan “unsur inti”), maka menejemen perkantoran akan mengalami kegagalan dalam memahami potensi penuh dari perubahan yang terjadi dalam teknologi.

Manajemen perkantoran yang diorganisasikan berdasarkan pendekatan tradisional umumnya berjalan secara vertikal.

   

Artinya pendekatan ini hanya mengandalkan diri pada hubungan antara pemimpin dan bawahan, akan tetapi teknologi informasi, termasuk pemrosesan data dalam System Informasi Manajemen yang terintegrasi, telah berkembang sedemikian rupa sehingga menjadi apa yang disebut “Manajemen tingkat horizontal”.

Teknologi informasi membutuhkan hubungan organisasi yang memiliki jaringan kerja yang progresif dan garis-garis yang berbeda. Organisasi yang berbeda dibutuhkan untuk membuat keputusan dan tindakan yang tepat.

Untuk memecahkan masalah yang simultan, menejer harus mengadakan komunikasi dengan orang-orang dari bagian-bagian yang sederajat dalam garis horizontal,dan meminta bantuan menurut garis diagonal kepada orang-orang dari berbagai hierarki, baik yang bukan pemimpin maupun bawahan.

Informasi melalui garis vertikal yang tradisional mungkin sangat bairokratis, lamban dan mengandung biaya yang tinggi, karena itu garis-garis alternatif perlu dibangun agar system informasi dapat bekerja dengan cepat.

Hubungan horizontal dan diagonal acapkali tidak tampak dan juga tidak ditetapkan dalam organisasi formal, namun manakala teknologi informasi digunakan, maka hubungan-hubungan horizontal dan diagonal akan muncul, sekalipun berdasarkan garis-garis yang tidak formal. Akibatnya: Sejumlah personalia kantor akan mengembangkan diri dalam bidang teknik untuk bekerja di luar rangka organisasi formal tersebut.

Para menejer yang cukup peka terhadap masalah yang akan terjadi sebagai akibat yang timbul dari pemanfaatan teknologi informasi akan berupaya untuk memadukan dua karakter yang berbeda agar dapat terhindar dari konfik antara kebutuhan teknologi dan kebutuhan organisasi.

Ada beberapa alternatif pendekatan untuk menghadapi masalah yang menimbulkan konflik antara kebutuhan teknologi dan kebutuhan organisasi seperti:

1.  Manajemen memodifikasikan teknologi informasi agar dapat menyesuaikan diri dengan organisasi perkantoran yang telah ada dan telah berjalan.

2. Manajemen memodifikasikan organisasi perkantoran agar dapat menetapkan dan memformalkan hubungan-hubungan yang diminta oleh teknologi informasi.

3.  Manajemen mempertahankan baik organisasi perkantoran yang ada maupun teknologi informasi yang tersedia namun pendekatan itu dibarengi oleh kegiatan untuk memperkenalkan mekanisme agar dapat mengurangi ketaksesuaian dan konflik diantara organisasi dan teknologi informasi tersebut.

TEKNOLOGI PERKANTORAN DALAM DIMENSI METODE DAN PROSEDUR KERJA

Teknologi dan menejemen kantor

Pengorganisasian kantor adalah salah satu aspek dan fungsi dari proses menejemen kantor, maka berbicara teknologi perkantoran tidak lepas dari manajemen kantor dalam suatu organisasi.

Suatu organisasi dalam aktifitasnya hampir dapat dipastikan tidak lepas dari aktifitas menejerial, sejak dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan. Suatu proses manajemen kantor selalu melahirkan dokumen-dokumen yang merupakan bagian dari bentuk hasil dari pengolahan data menjadi sebuah informasi yang berguna bagi pimpinan maupun unit-unit organisasi, maupun pihak lain yang membutuhkan.

Dalam suatu manajemen kantor, informasi yang dihasilkan baik berupa dokumen-dokumen maupun bentuk informasi lain, dilakukan pemrosesan dan pengolahannya dengan pemanfaatan peralatan dan mesin-mesin kantor, yang dalam perkembangannya merupakan teknologi yang sangat diperluka, karena organisasi turut berkembang dan tuntutan masyarakat semakin pesat dan kompleks, maka teknologi (khususnya teknologi perkantoran) ikut berkembang seiring dengan meningkatnya kecerdasan manusia dalam menciptakan teknologi modern, serta di sisi lain tuntutan kemajuan organisasi dan kebutuhan masyarakat sendiri akan informasi.

Maka secara bertahap alat-alat konvensionalpun kemudian berkembang semakin pesat, dengan lahirnya peralatan yang menggunakan mesin-mesin modern. Keuntungan dari penggunaan alat-alat teknologi kantoran antara lain:

1.   Untuk memperlancar efektifitas pengolahan data.

2.   Untuk meniningkatkan ketelitian dan memperbaiki suatu pekerjaan.

3.   Untuk menghemat waktu, karena pekerjaan dapat dikerjakan lebih cepat dan tepat.

4.   Hasil pekerjaan akan lebih kuat, rapi dan tersistem.

5.  Dapat menampung, mengorganisasi dan mengolah data secara lebih komprehensif dan terpadu.

6.   Untuk mengurangi kelelahan pegawai sehingga tidak mengurangi semangat dan etos kerja.

Metode dan prosedur kerja

Proses manajemen di dalam manajemen kantor adalah suatu sistem rangkaian aktifitas manajemen kantor, terdiri dari kegiatan-kegiatan subsistem-subsistem yang saling berkaitan serta tidak dapat di pisahkan satu sama lain.

Pola sistem yang bekerja di dalam suatu manajemen kantor merupakan gambaran sempurna dari seluruh kantor untuk di ketahui, bahwa setiap pola sistem yang berlaku akan terdiri dari sejumlah prosedur.

Prosedur merupakan urutan pekerjaan atau kegiatan yang terencana dengan tujuan untuk menangani aktifitas yang berulang. Contoh sederhana adalah penanganan surat masuk atau keluar,sejak dari penerimaan atau pembuatan sampai pada tahap akhir penyimpanan adalah merupakan rangkaian kerja/mekanisme sistem yang terdiri dari prosedur-prosedur kerja, demikian berulang-ulang pada setiap jenis kegiatan yang sama.

Contoh lain adalah:

Sistem penjualan    : Personalia, mesin, formulir, perlengkapan dan warkat.

Prosedur        :Pemrosesan pesanan, pengiriman barang, akunting untuk pengiriman,   penerimaan pembayaran untuk penjualan, penanganan klaim dan penyesuaian, dan analisa penjualan.

Metode         :Metode adalah alat atau sarana mekanis untuk melaksanakan setiap pekerjaan, terdiri dari:

-      Pemberitahuan penerimaan pesanan

-      Pemeriksaan status kredit langganan

-      Persiapan faktur penjualan

-      Distribusi kope faktur kepada departement pengiriman

-      Pemeriksaan kope pengiriman yang dikembangkan dari departement pengiriman

-      Lengkapan faktur penjualan (biaya transport dsb)

-      Distribusi kope kepada langganan departement akunting dan berkas langganan

Suatu manajemen kantor yang memanfaatkan teknologi perkantoran dalam aktifitasnya merupakan proses mekanisme kerja sebagai suatu sistem, di mana pelaksanaannya diatur melalui prosedur-prosedur kerja yang telah ditetapkan, dengan berbagai metode tertentu pula yang dilaksanakan.

Penggunaan teknologi dalam manajemen perkantoran tanpa prosedur dan metode kerja yang telah berlaku, akan berakibat tidak beruntungnya suatu hasil kerja teknologi tersebut, terutama di dalam menghasilkan informasi.

Teknologi Perkantoran dalam dimensi Metode dan Prosedur Kerja 

Suatu aktifitas kantor yang merupakan suatu mekanisme sistem, adalah rangkaian kegiatan dari komponen-kompenen sistem yang saling terintegrasi untuk suatu sistem mekanisme kerja yang baik, harus di tunjang dengan prosedur dan metode kerja yang baik pula.

Metode dana prosedur kerja yang baik, satu diantaranya adalah penggunaan teknologi yang tepat dan memadai serta sesuai dengan perkembangan teknologi itu sendiri.

  

Teknologi perkantoran ditinjau dari metode dan prosedur kerja dalam suatu organisasi kantor adalah menyesuaikan teknologi dengan metode dan prosedur kerja yang ditetapkan serta di sesuaikan dengan karakteristik kantor tersebut.

Peranan teknologi perkantoran secara metodis dan prosedural kegiatan kantor antara lain:

1.     Dilihat dari metode kerja :

a.    Menciptakan metode kerja yang mengarah pada pencapaian tujuan yang efektif dan efisien.

b.    Menambah efisiensi kerja kantor.

c.    Membantu manajemen dalam menilai pekerjaan kantor dan subsistem-subsistem pekerjaan.

d.    Mengadakan penghematan waktu dan biaya.

e.    Memeriksa pengeluaran yang sifatnya memboroskan penggunaan pegawai dan catatan-catatan yang tidak perlu.

2.     Dilihat dari prosedur kerja :

a.    Semakin mempermudah pelaksanaan kegiatan sehingga berjalan secara efisien dalam hal waktu dan tenaga.

b.    Semakin lancarnya kegiatan kerja sehingga menghasilkan pekerjaan tang efektif.

c.    Semakin sederhana (singkat).

d.    Semakin efisien kerja (cepat selesai).

     

TEKNOLOGI PERKANTORAN

DALAM DIMENSI SEPERANGKAT ALAT BANTU/HARDWARE

Organisasi kantor menggarap bidang penyediaan dan penggunaan seperangkat bahan, alat inventaris,perabot, perkakas, dan mesin-mesin guna melaksanakan kegiatan-kegiatan kantor tersebut. Seperangkat alat Bantu/hardware inilah yang disebut dengan teknologi perkantoran.

Semakin modern suatu organisasi, akan semakin menuntut seperangkat hardware yang modern pula. Perkembangan kemajuan teknologi perkantoran semakin pesat, berbagai macam dana corak, bentuk serta kecanggihannya semakin bermunculan saat ini.

Semakin berkembangnya perangkat hardware yang mendukung bidang perkantoran ini, semakin memberikan keringanan dan kemudahan bagi manusia di dalam melaksanakan proses aktifitas kantor dalam manajemen kantor, sehingga perencanaan, pengorganisasian, pengolahan serta pengawasan kantor dapat berjalan lancer, serta mampu mengolah dan memproses data menjadi suatu informasi yang tepat, akurat dalam kondisi kerja yang efektif dan efisien.

Perkembangan perangkat alat Bantu/hardware bidang perkantoran

Hardware kantor adalah seluruh paket atau komponen peralatan yang membentuk suatu sistem, yang lainnya prosedur dan metode kerja, sehingga memungkinkan kantor dapat melaksanakan aktifitasnya sesuai fungsinya.

Perkembangan perangkat hardware kantor ini lebih tampak terlihat sejak manusia (baca: organisasi) mulai meminimalkan peran tanaga ekstra manusia yang dikerahkan pada alat-alat manusia konvensional masih berjaya.

Jika diperinci perangkat hardware kantor ini dapat diklasifikasikan antara lain:

1. Machine activites by a person : yang termasuk di dalam klasifikasi ini antara lain type writer, copyng machine, adding and calculating, accounting machines.
2. Machines activated by a language : adalah mesin-mesin yang berada di dalam suatu sistem tertentu dengan menggunakan bahasa mesin. Yang termasuk dalam klasifikasi ini adalah unit record (Panch Card), telecommunication machines dan komputerisasi.

Masing-masing perangkat ini pada dasarnya memiliki tugas yang sama yakni mengolah data sehingga menghasilkan informasi yang lebih akurat dan tersistem, baik dalam suatu integrated data processing system, maupun dalam bentuk electrical data processing system.

Setiap perngkat hardware kantor, khususnya komputer atau microprocessor senantiasa melakukan apa yang disebut “Rekayasa dan desain ulang atas dirinya sendiri” sehingga perangkat ini akan berkembang dan sempurna dari generasi ke generasi.

Komputer sebagai salah satu alat Bantu/hardware dalam bidang perkantoran, menjadi “raja” dalam suatu organisasi kantor. Seluruh proses aktifitas kantor yang berjalan secara efektif, efisien dan tersistem, hampir tidak lepas dari peranannya yang multiguna dan multifungsi.

Maka pekerjaan kantor yang begitu kompleks khususnya dan proses manajemen kantor secara lebih luas, dapat diselesaikan dan dilakukan dengan waktu relatif singkat tetapi tetap akurat, efisien, terarah dan terpadu, dengan alat bantu komputer ini.

Teknologi perkantoran dalam dimensi seperangkat alat Bantu/hardware

Teknologi perkantoran ditinjau dari keberadaan dan pemanfaatan seperangkat alat Bantu/hardware adalah rangkaian upaya penyediaan dan pemanfaatan perangkat hardware yang dibutuhkan dalam seluruh aktifitas kantor, pada saat kapanpun proses manajemen kantor berlangsung.

Penyediaan dan pemanfaatan hardware kantor di dalam suatu organisasi kantor diarahkan sepenuhnya terhadap upaya pencapaian tujuan organisasi, terutama tentunya dalam menghasilkan informasi yang dibutuhkan di dalam pembuatan keputusan, ataupun yang di butuhkan pula oleh unit-unit organisasi dan pihak lain yang memerlukan informasi.

Sesempurna apapun perangkat hardware kantor yang tersedia, perhatian terhadap mekanisme kerja (system, prosedur, dan metode) serta memelihara dan perawatan hardware, menjadi penentu efektif tidaknya proses aktifitas kantor dapat berjalan. Untuk itu dianjurkan kepada pengguna teknologi hardware kantor:

1. Ikutilah system prosedur dan metode kerja yang ada.
2. Berikan perawatan kepada hardware kantor yang digunakan
3. Tingkatkan kemampuan, pengetahuan dan profesionalisme, agar mampu memanfaatkan hardware kantor secara efektif dan efisien, di samping kemampuan untuk menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi yang terjadi secara pesat dan semakin sempurna. 

SIKLUS PENGOLAHAN DATA

SIKLUS PENGOLAHAN DATA

YANG DIKEMBANGKAN

KOMPONEN DARI SITEM INFORMASI

TEKNOLOGI

 

KONTROL

PENGETAHUAN DASAR PENGOLAHAN DATA

Dunia bisnis dewasa ini, tidak tergantung pada tujuan dan ukurannya berurusan dengan pengolahan data tentang kegiatan perusahaanya. Hal ini dilakukan untuk menyediakan informasi yang tepat mengenal kemajuan usahanya. Informasi tsb sangat dibutuhkan sekali oleh manajemen dalam rangka membuat keputusan.

Keputusan para pengusaha didasarkan kepada data seperti : biaya operasi, statistik pasar, tingkat persediaan dan faktor-faktor kuantitatif lainnya.

Kemampuan perusahaan untuk mendapatkan informasi yang tepat dan cepat tentang usahanya, bermanfaat sekali untuk mempertahankan hidup perusahaan maupun untuk menang dalam persaingan.

Data atau fakta yang telah dikumpulkan tentu saja belum bisa digunakan. Hanya setelah data tsb diolah (diuji, dibandingkan, digolong-golongkan, dianalisa dan disimpulkan) data tersebut baru menjadi informasi yang berguna dan bernilai bagi manajemen.

Data informasi dan pengolahan data

Secara harfiah, kata DATA adalah bentuk jamak dari kata DATUM yang berarti fakta. Data merupakan kumpulan fakta belum terorganisasi tetapi dapat diorganisasi.

Pengolahan data merupakan urutan tindakan atau operasi-operasi yang berhubungan dengan mengubah fakta/data menjadi informasi yang berguna.

Manfaat pengolahan data

1.    Untuk pengambilan keputusan

Informasi yang dihasilkan oleh pengolahan data sangat berguna untuk pengambilan keputusan perusahaan.

2.    Operasi perusahaan sehari-hari

Pengolahan data berpengaruh terhadap kelancaran jalannya perusahaan sehari-hari, karena keadaan perusahaan dapat diketahui dengan cepat, dan pengambilan keputusan dapat dilakukan.   

3.    Perencanaan dan pengawasan

Informasi yang tepat akan membantu manajemen dalam membuat perencanaan pada masa yang akan datang dan dapat mengawasi kegiatan perusahaan dalam mencapai tujuan.

4.    Memenuhi permintaan pihak luar

Pihak luar perusahaan seperti para pemegang saham, bank, kantor pajak dan pemerintah, juga memerlukan informasi tentang keadaan perusahaan, tergantung dari tujuan mereka masing-masing.

Sistem pengolahan data

Pengolahan data pada dasarnya suatu system yang didalamnya terkait beberapa aspek. System pengolahan data dimaksudkan sebagai tindakan-tindakan yang terorganisasi yang melibatkan berbagai aspek seperti manusia, fasilitas dana peralatan. Secara umum ada tiga metode yang dapat digunakan dalam system pengolahan data.

Metode	Alat yang digunakan
Sistem manual (Manual Data Processing) Sistem mekanikal (Mechanical Data Processing) Sistem pengolahan data elektronik (Elektronik Data Processing)	Alat-alat tulis, seperti pensil dan kertas,  format-format Mesin jumlah, mesin ketik, mesin hitung, cash register, accounting mechine Computer, mesin tik elektronik, Elektronik cash register

Tahapan pengolahan data

1.    Pencatatan (Recording)

Yaitu kegiatan pencatatan data ke dalam suatu format yang permanen, misalnya dari faktur atau kuitansi ke dalam jurnal harian. 

2.    Pengklasifikasian (Classifyng)

Kegiatan pengelompokan data yang serupa atau mempunyai sifat-sifat sama. Pengelompokan ini sangat bergantung kepada informasi yang diharapkan dari data tersebut.

3.    Penyusunan (Sorting)

Proses yang berhubungan dengan penyusunan atau pengurutan data berdasarkan ciri-ciri umum. Biasanya data dapay di urutkan berdasarkan nomor atau alfabetik. Faktur-faktur misalnya dapat diurutkan berdasarkan tanggal terjadinya penjualan, atau wilayah penjualan.

4.    Perhitungan (Calculating)

Proses ini meliputi kegiatan (tambah, kurang, bagi, kali) yang dilakukan terhadap suatu data, menjadi hasil yang diharapkan. Pada sekumpulan faktur penjualan, misalnya harga harus dilakukan dengan jumlah penjualan untuk mendapatkan informasi  mengenai total penjualan terhadap suatu jenis barang.

5.    Penyimpanan (Storing)

Suatu proses penyimpanan data secara teratur agar dapat digunakan pada masa yang akan datang bila diperlukan.

6.    Pengambilan data kembali (Retriving)

Pengambilan kembali data dari tempat penyimpanan untuk tujuan pengolahan.

7.    Pelaporan (Reporting)

Proses penciptaan informasi berdasarkan kebutuhan pemakai informasi tersebut.

8.    Komunikasi (Communicating)

Penyampaian informasi berdasarkan kebutuhan pemakai informasi tersebut.

   

  

Tahapan-tahapan tersebut, pada sistem yang menggunakan komputer secara umum dapat dikombinasikanmenjadi 3 bagian yaitu :

1.   INPUT                  :  Pencatatan fakta-fakta atau data ke media

KOMPUTER SEBAGAI ALAT PEMROSESAN DATA

Sistem pemrosesan data mencakup fungsi-fungsi:

1.    Perekaman Data (Data recording)

2.    Komunikasi Data (Data communication)

3.    Penyimpanan atau pengoprasian data (Data storage of filing)

4.    Penulisan atau akses data

5.    Pemrosesan Data (Data processing)

6.    Pelaporan Data (Dta reporting)

Penggunaan komputer pada perkantoran dibagi menjadi beberapa katagori utama yaitu:

1.    Perekaman data

Data diperoleh melalui fakta-fakta, infomasi-informasi yang diolah dengan program tertentu dan hasilnya akan ke luar data yang dimaksud.

2.    Akunting (General Accounting)

Banyak program akunting tersedia guna membuat buku kas induk, laporan piutang, daftar inventaris, daftar gaji, penerimaan pesanan, catatan utang dan aplikasi akuntansi lain.

3.    Aplikasi transaksi yang lain

4.    Manajemen informasi komputer

Digunakan untuk mengakses, memanipulasi, menampilkan kembalidata dalam format laporan.

5.    Komunikasi

Sebuah komputer dapat mentransmisikan data melalui saluran telepon dan menjadi bagian dari system komunikasi.

Nilai komputer yang dihasilkan oleh pengolahan data mungkin sulit dihitung dengan uang ataupun dengan akal pikiran. Oleh karena itu ada beberapa manfaat yang dapat dirasakan dari penggunaan komputer, diantaranya:

a.  Avaliability (dapat diperoleh), yaitu dapat diperoleh informasi yang semula tidak dapat diperoleh misalnya data pegawai yang semula hanya menurut nomor pegawai, dapat diperoleh pula menurut pangkat, jabatan, dsb.

b.   Timeliness (ketepatan waktu)

c.    Accuracy (ketelitian)

d.    Completenes (kelengkapan)

e.    Presentation (penyajian)

DATA DAN KOMUNIKASI DATA

Istilah komunikasi data, berhubungan erat dengan pengiriman data menggunakan sistem transmisi elektronik dari satu komputer ke terminal tertentu. Data yang dimaksud disini adalah sinyal-sinyal elektromagnetik yang dibangkitkan oleh sumber data yang dapat ditangkap dan dikirimkan kepada terminal-terminal penerima. Sedangkan yang dimaksud terminal, menurut International Telecommunications Union-Telephony adalah data terminal equipment atau peralatan untuk terminal suatu data seperti printer, disk drive, monitor, papan ketik, plotter, scanner dan lain sebagainya.

Di bawah ini merupakan beberapa alasan tentang dibutuhkannya suatu teknik komunikasi data yang menghubungkan komputer yang satu dengan komputer lain atau ke terminal tertentu.

1.   Perbedaan lokasi antara lokasi transaksi dengan lokasi pengolahan data atau lokasi di mana data tersebut akan digunakan, sehingga data perlu dikirim ke lokasi pengolahan data dan di kirim lagi ke lokasi yang membutuhkan informasi dari data tersebut.

2.  Dari sisi waktu lebih efisien dan dari sisi biaya lebih murah mengirim data lewat jalur komunikasi, lebih-lebih bila data telah diorganisasikan melalui komputer, dibandingkan dengan cara pengiriman biasa.

3.   Suatu organisasi yang mempunyai beberapa lokasi pengolahan data, data dari suatu lokasi pengolahan yang sibuk dapat membagi tugasnya dengan mengirimkan data ke lokasi pengolahan lain yang kurang atau tidak sibuk.

4.   Untuk keperluan efektifitas biaya, sistem ini dapat menggunakan secara bersama-sama alat-alat yang mahal seperti pencetak grafik atau printer berkecepatan tinggi.

5. Memungkinkan pengembangan sistem komputer secara relatif lebih mudah dan menyebabkan sistem menjadi lebih fleksibel.

6. Terjadinya distributed processing pada jaringan, sehingga dapat mencegah ketergantungan pada sumber komunikasi atau komputer pusat.

Komunikasi data merupakan gabungan dua teknik yang sama sekali jauh berbeda, yaitu pengolahan data dan telekomunikasi. Secara umum dapat dikatakan bahwa komunikasi data memberikan fasilitas komunikasi jarak jauh dengan sistem komputer.

ELEMEN-ELEMEN KOMUNIKASI DATA

Untuk mengkomunikasikan data dari satu lokasi ke lokasi yang lain, harus tersedia 3 elemen utama sistem yaitu sumber data, media transmisi, dan penerima. Jika salah satu elemen tidak ada, maka komunikasi tidak akan dapat dilakukan.

Gambar 1.1. Tiga Elemen Utama Komunikasi Data

Berikut ini penjelasan mengenai ketiga elemen komunikasi data tersebut.

Elemen 1 : Sumber Data

Sumber data adalah elemen yang bertugas mengirimkan informasi, misalnya pesawat telepon, telex, terminal dan lain-lain. Tugasnya membangkitkan berita atau informasi dan menempatkannya pada media transmisi. Sumber pada umumnya dilengkapi dengan transmitter yang berfungsi untuk mengubah informasi yang akan dikirimkan menjadi bentuk yang sesuai dengan media transmisi yang digunakan, misalnya menjadi:

·         pulsa listrik

·         gelombang elektromagnet

·         pulsa digital seperti pada PCM (pulse code modulation)

Sebagai contoh, modem dapat berfungsi sebagai transmitter yaitu perangkat yang bertugas untuk menyalurkan digital bitstream dari PC sebagai sumber data menjadi sinyal analog yang dapat dikirimkan melalui jaringan telepon biasa menuju ke tujuan pengiriman.

Elemen 2 : Media Transmisi

Transmisi data merupakan proses pengiriman data dari satu sumber ke penerima data. Beberapa media transmisi dapat digunakan channel (jalur) transmisi atau carrier dari data yang dikirimkan, dapat berupa kabel, gelombang elektromagnetik, dan lain-lain.

Untuk mengetahui tentang transmisi data lebih lengkap, maka perlu diketahui beberapa hal yang berhubungan dengan proses ini. Hal-hal tersebut menyangkut :

·         media transmisi

·         kapasitas dan tipe channel transmisi

·         kode transmisi yang digunakan

·         mode transmisi

·         protokol

·         penanganan kesalahan transmiasi

Proses pengubahan informasi menjadi bentuk yang sesuai dengan media transmisi disebut modulasi. Bila sinyal dimodulasi, maka ia akan dapat menempuh jarak yang jauh. Proses kebalikannya disebut demodulasi.

Media transmisi dapat berupa :

·         sepasang kawat (twisted pair)

·         kabel coaxial

·         kabel serat optik

·         gelombang elektromagnet

·         dan lain-lain

Secara umum, media transmisi untuk gelombang elektromagnetik dibagi menjadi dua yaitu media transmisi guided dan unguided. Pada media guided, gelombang dipandu untuk menuju  penerima dan merambat pada suatu media yang kasat mata seperti kabel kawat tembaga, serat optik dan sebagainya. Sedangkan media unguided berfungsi untuk mentransmisikan data tetapi tidak bertugas sekaligus untuk memandu atau mengarahkan transmisi. Contoh media transmisi unguided antara lain adalah udara, atmosfir, ruang angkasa.

Elemen 3 : Penerima Data

Penerima adalah alat yang menerima data atau informasi, misalnya pesawat telepon, terminal, dan lain-lain. Penerima mempunyai alat lain yang disebut dengan receiver yang fungsinya untuk menerima sinyal dari sistem transmisi dan menggabungkannya ke dalam bentuk tertentu yang dapat ditangkap dan digunakan oleh penerima.

Jika digambarkan, maka tiga elemen komunikasi data tersebut dapat dijabarkan dalam model komunikasi sebagai berikut.

               Sistem Sumber                                                                      Sistem penerima

Informasi Input m (m)

Data Input g g(t)

Sinyal Dikirim s(t)

Sinyal Diterima r(t)

Data Output g(t)

Informasi Output (m)

Gambar 1.2. Salah satu model Komunikasi Data

Informasi input, berarti sesuatu yang akan diberikan oleh sumber data yang merupakan bentuk asli dari data. Sedangkan data input merupakan sesuatu yang diwakili oleh fakta, konsep atau intruksi yang berbentuk sesuai dengan cara untuk berkomunikasi.

TERMINAL KOMUNIKASI DATA

Komunikasi data membutuhkan suatu perangkat terminal data atau Data Terminal Equipment  yaitu perangkat yang dapat berfungsi untuk mengirim serta menerima data dan informasi dari tempat lain. Menurut International Telecommunications Union Telephony  yang dimaksud terminal disini adalah peralatan untuk terminal data seperti printer, disk drive, monitor, papan ketik, plotter, scanner dan lain sebagainya.

Terminal-terminal tersebut dapat dikatagorikan menjadi dua kelompok berdasarkan metode pengiriman data ke jalur transmisi sebagai berikut :

a.    Terminal yang melakukan pengiriman data ke jalur transmisi dengan dikendalikan oleh operator manusia. Terminal model ini seperti yang terdapat pada beberapa terminal non sinkron tanpa buffer dan sangat tergantung pada manusia sebagai operatornya. Terminal ini kurang efektif untuk jalur-jalur komputer yang cukup jauh.

b.    Terminal yang melakukan pengiriman data ke jalur transmisi melalui memori buffer (penyangga) yang dimilikinya. Jenis terminal ini lebih mahal dibanding dengan terminal yang pertama, tetapi memungkinkan terjadinya berbagai line sharing techniques sehingga dapat mengurangi jumlah piranti dan jalur yang mahal.

KENDALA-KENDALA KOMUNIKASI DATA

DC Gren dalam bukunya Data Communication mencatat adanya tiga kendala pokok komunikasi data yaitu waktu tanggap system, throughput dan faktor pengguna atau manusia.

Waktu tanggap sistem

Waktu tanggap sistem merupakan ukuran kecepatan sistem dalam memberikan tanggapan atas input data yang dimasukan. Sebagai contoh adalah pada sistem ATM (Automatic Teller Machine). Ketika pengguna mesin ini telah memasukan kode-kode tertentu dan mengisi jenis transaksi yang akan dilakukan, maka sudah pasti ia mengharapkan respon yang cepat dari mesin sehingga tujuan transaksi seperti pengambilan dan sebagainya dapat segera tercapai.

Troughput

Troughput merupakan ukuran beban dari sistem, yaitu prosentase waktu yang diberikan untuk pengiriman data dengan melewati media transmisi tertentu. Agar tercapai system yang efektif, maka ukuran keluaran sistem harus setinggi mungkin sehingga dapat memaksimalkan pemakaian jalur dan terminal yang investasinya sangat mahal.

Faktor Manusia

Manusia merupakan perancang, pembuat sekaligus pengguna sistem. Faktor manusia merupakan faktor yang sangat dominan dan menentukan lancar atau tidaknya sistem. Untuk itu, terminal-terminal harus dapat dioperasikan semudah mungkin sehingga mengurangi faktor kesalahan manusia dan mempertinggi kecepatan operasi.

IMPLEMENTASI KOMUNIKASI DATA

Komunikasi data yang berkembang sekarang ini, tak lepas dari pemakaian pemakaian perangkat komputer dalam aplikasinya. Sehingga dapat dikatakan bahwa komunikasi data merupakan komunikasi komputer, yang dapat terjadi antara komputer dengan komputer lain yang didukung oleh beberapa peralatan.

Perusahaan penerbangan telah lama menerapkan sistem pemesanan tiket (ticketing) jarak jauh sehingga dapat menjamin bahwa pembeli tiket akan mendapatkan tempat duduk di pesawat. Biro-biro perjalananpun memanfaatkan system pemesanan tiket untuk berbagai keperluan seperti pemesanan hotel, restoran, tiket kapal, kereta api, bis dan sebagainya.

Automatic Teller Machine (ATM) sebagai mesin pembayaran otomatis, sudah banyak diterapkan pada Bank-Bank modern. Pemilik kartu kreditpun tidak perlu menunggu terlalu lama ketika pihak toko akan melakukan konfirmasi dan otorisasi dari Bank untuk mencegah adanya pemalsuan dan lain sebagainya.

Sistem jaringan komputer global yang popular saat ini adalah internet. Fasilitas-fasilitas yang dimilikinya cukup memanjakan pemakai dalam banyak hal. Kemudian para ilmuan dapat mempergunakan internet sebagai media komunikasi dengan rekan-rekan sejawatnya melalui sistem konferensi komputer.

Pihak amatir juga telah memanfaatkan jaringan komputer dengan membentuk suatu jaringan lokal yang disebut dengan fidonet. Sistem ini memanfaatkan sarana telepon atau radio tergantung aktifitas mereka di suatu tempat.

Kemudian muncul sistem jaringan komunikasi GMS (Global Mobile System) yang memanfaatkan satelit untuk berkomunikasi langsung di manapun pengguna berada, seperti pada penggunaan telepon genggam. Yang telah diuji coba adalah melengkapi mobil dengan system GPS. Pada mobil diletakan sebuah komputer kecil yang membentuk jaringan komunikasi dengan setelit. Komputer tersebut akan menampilkan peta jalan di sekitar mobil berada dan memberi tanda posisi mobil tersebut.

BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI DATA

Berdasarkan bentuk-bentuk penerapannya, system komunikasi data dapat berupa Off-line Communication System atau On-line Communication System.

Sistem Komunikasi Off-Line

Off-line communication system adalah suatu sistem pengiriman data melalui fasilitas telekomunikasi dari satu lokasi ke pusat pengolahan data, tetapi data yang dikirim tidak langsung diproses oleh CPU (Central Processing Unit).

Gambar 1.3. Sistem Komunikasi data Off-line

Pada gambar diatas juga dapat disimpulkan jenis-jenis peralatan yang diperlukan dalam offline communication system, yaitu terminal, modem, system komputer dan jalur komunikasi.

Terminal

Terminal adalah suatu I/O device yang digunakan untuk mengirim data dan menerima data jarak jauh dengan menggunakan fasilitas komunikasi. Peralatan terminal ini bermacam-macam, seperti magnetic tape unit, disk drive, paper tape,dan lain-lain.

Jalur Komunikasi

Jalur komunikasi adalah fasilitas komunikasi yang sering digunakan, seperti telepon, telegraf, telex, dan dapat juga dengan fasilitas lainnya.

Modem

Modem adalah singkatan dari Modulator / Demodulator. Suatu alat yang mengalihkan data dari sistem kode digital ke dalam sistem kode analog dan sebaliknya.

Sistem komputer 

Komputer merupakan perangkat utama untuk pemrosesan data yang akan menerima input data dari setiap terminal dan menghasilkan output yang berupa informasi yang diinginkan oleh pengguna sistem.

Sistem komunikasi ON-Line

Berbeda dengan system komunikasi offline, pada system komunikasi on-line ini data yang dikirim melalui terminal dapat langsung diolah oleh pusat komputer, dalam hal ini CPU.

Online communication system dapat berbentuk :

·         Realtime system

·         Batch processing system

·         Timesharing system

·         Distributed data processing system

Realtime system

Sistem Real Time merupakan suatu system pengolahan data yang membutuhkan tingkat transaksi dengan kecepatan tinggi. American Airlines merupakan perusahaan yang pertama kali mempelopori sistem ini. Pada system Real Time, pengolahan data harus berpusat pada CPU yang relatif besar karena sistem ini didukung dengan system operasi yang rumit dan system aplikasi yang panjang dan kompleks.

Kemudian file induk atau master file dalam harus diupdate dan harus tersedia setiap saat jika dipergunakan sehingga diperlukan sentralisasi dalam pengorganisasian file agar system bisa lebih efektif dan efisien. Disamping itu, mengingat file-file tersebut harus selalu siap sedia setiap saat jika dibutuhkan dalam pengolahan data, maka file-file tersebut harus disimpan pada input output device yang bisa diakses secara langsung.

Gambar 1.5.  Real Time Sistem

Penggunaan sistem ini memerlukan suatu teknik dalam hal sistem disain, dan pemograman. Hal ini disebabkan karena pada pusat komputer dibutuhkan suatu bank data atau database yang siap untuk setiap kebutuhan. Biasanya peralatan yang digunakan sebagai database adalah magnetic disk storage, karena dapat mengolah secara direct access  (akses langsung), dan perlu diketahui bahwa pada sistem ini menggunakan kemampuan multiprogramming, untuk melayani berbagai macam keperluan dalam satu waktu yang sama.

Batch Processing System

Batch Processing System  merupakan teknik pengolahan data dengan menumpuk data terlebih dahulu dan diatur pengelompokan data tersebut dalam kelompok-kelompok yang disebut batch. Jadi pada dasarnya, sistem ini akan memproses suatu data setelah data itu terkumpul atau tertumpuk terlebih dahulu. Sistem tumpuk ini merupakan sistem pengolahan data yang paling tua meskipun juga paling populer dibanding dengan sistem yang lainnya.

Gambar 1.5. Batch Processing Sistem

Dalam sistem Batch ini, setumpuk dokumen dikumpulkan dan dirubah ke dalam file-file input yang bisa terbaca komputer baik berupa punch card ataupun disk. Pendekatan system ini diterapkan untuk aplikasi yang memiliki jumlah data besar sehingga diperlukan pemeriksaan pendahuluan yang cermat sebelum data diolah. Model ini juga diterapkan dalam sistem informasi yang tidak memerlukan akses secara langsung dari waktu ke waktu melainkan adalah tingkat periode. Misalnya laporan yang dibutuhkan dalam periode mingguan, bulanan, triwulan, dan sebagainya.

Time Sharing System

Pada tahun 1959 Christopher Starachy, salah seorang teknokrat dunia telah memberikan ide mengenai pembagian waktu yang dilakukan oleh CPU. Baru pada tahun 1961, pertama kali sistem yang benar-benar berbentuk time sharing system dilakukan di MIT (Massachusetts Institute of Tecnology) dan diberi nama CTSS (Compatible Time Sharing System) yang bisa melayani sebanyak 8 pemakai dengan menggunakan komputer IBM 7090.

Time sharing system adalah suatu teknik penggunaan online system oleh beberapa pemakai secara bergantian menurut waktu yang diperlukan pemakai (lihat gambar 1.6).

 

Gambar 1.6 Time Sharing Sistem

Salah satu penggunaan time sharing system ini dapat dilihat dalam pemakaian suatu teller terminal pada suatu bank. Bilamana seorang nasabah datang ke bank tersebut untuk menyimpan uang atau mengambil uang, maka buku tabungannya ditempatkan pada terminal.

Distributed Data Processing System

Distributed data processing (DDP) sistem merupakan bentuk yang sering digunakan sekarang sebagai perkembangan dari time sharing system. DDP sistem dapat didefinisikan sebagai suatu system komputer interaktif yang terpencar secara geografis dan dihubungkan dengan jalur telekomunikasi dan setiap komputer mampu memproses data secara mandiri dan mempunyai kemampuan berhubungan dengan komputer lain dalam suatu system.

Gambar 1.7 DDP Sistem

Setiap lokasi menggunakan komputer yang lebih kecil dari komputer pusat dan mempunyai simpanan luar sendiri serta dapat melakukan pengolahan data sendiri.