teori administrasi,uts

1.   Manajemen Arsip.

                Bagaiamana untuk mengetahui Manajemen Arsip? Manajemen Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan.

 Arsip yang dibuat dan diterima oleh institusi, badan atau lembaga perlu dikelola di dalam suatu sistem kearsipan yang baik dan benar. Mengingat bahwa kegiatan dan tujuan organisasi selalu berkembang selaras dengan tuntuan jaman dan keadaan,Manajemen kearsipan (record management) memiliki fungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen, pencatatan, penerusan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Tujuan akhir manajemen kearsipan ialah untuk menyederhanakan jenis dan volume arsip serta mendayagunakan penggunaan arsip bagi peningkatan kinerja dan profesionalitas institusi atau lembaga dengan biaya yang efektif dan efisien. (Zulkifli Amsyah, “Manajemen Kearsipan”).

2. Manfaat Manajemen arsip,
                  Apa saja Manfaat manajemen Arsip?

• 1. Manajemen Rapat 
• 2. Membuat Rencana Rapat (5W + 1H) Why, mengapa rapat diselenggarakan, What, agenda rapat atau materi yang akan dibahas dalam rapat. Who, siapa peserta rapat, ini menyangkut penetuan orang yang akan diundang rapat sesuai dengan materi rapat. Where, di mana rapat akan diselenggarakan, When, Kapan rapat akan diselenggarakan. How, bagaimana rapat akan diselenggarakan. Formal atau non formal, terbuka atau tertutup
• 3. Why, mengapa rapat diselenggarakan. Ada masalah yang terjadi, Memerlukan keputusan yang cepat
• 4. What, agenda rapat Menilai butir-butir agenda, Menilai permasalahan, Menilai tujuan, apakah untuk memberikan informasi
• 5. Who, siapa peserta rapat Orang-orang yang perlu diundang dalam rapat ialah yang Perlu memberikan persetujuan, Punya keahlian atau informasi yang diperlukan, Punya keahlian dan intelegensia untuk membantu kelompok menghasilkan gagasan yang dibuat Akan melaksanakan keputusan,
• 6. Where, di mana tempat rapat, Dengan mengubah tempat pertemuan, secara psikologis kita memindahkan kaitan antara ruangan dan perilaku. Bila kita tidak dapat merubah lokasi pertemuan, ubah penampilan dan lay out ruangan. Ubah juga cara dan metode rapat
• 7. When, Kapan rapat diselenggarakan ,Undangan rapat (pertemuan) harus sudah terkirim kepada peserta rapat (pertemuan) minimal 5 hari kerja sebelum hari “H” penyelenggaraan rapat (pertemuan). Undangan rapat (pertemuan) harus terurai materi atau daftar atau menu rapat (pertemuan) yang akan diselenggarakan dengan jumlah waktu rapat (pertemuan) yang juga ditetapkan sesuai “bobot” materi rapat (pertemuan)
• 8. How, bagaimana rapat akan diselenggarakan Rapat biasanya didominasi oleh diskusi, namun kita dapat merubahnya menjadi lebih menarik, Informasi untuk dibagi-sebisa mungkin, berikan sebelum rapat, buat lay-outnya seperti majalah dinding sehingga orang yang datang dapat membacanya sebelum rapat dimulai. Minta tim untuk membuat update bulanannya dengan format iklan, penuh gambar, foto dan permainan kata
• 9. Pengelolaan Konsumsi, Konsumsi diberikan dalam setiap rapat. Pemberiannya tergantung pada sikon keuangan, dan lama rapat yang digelar, Jika rapat kurang dari 3 jam, konsumsi cukup snack dan minuman. Tetapi jika berlangsung seharian, perlu diberikan beberapa penyajian konsumi. Biasanya penyajian makan siang, dan pemberian dua kali snack. Sekecil dan se non formal apapun rapat yang diselenggarakan, urusan konsumsi perlu mendapat perhatian.
  
  3.sistem komonikasi perkantoran
  
      Jelaskan komonisi perkantoran, dan fungsi- fungsinya,
  Komunikasi adalah penyampaian warta (informasi) yang mengandung berbagai macam keterangan dari satu pihak  (pengirim) kepada pihak lain (penerima).dapat di bagi beberap macam,
  1. Fungsi Control
  komunikasi dalam pandangan fungsi kontrol adalah sebagai cara untuk mengetahui apakah orang lain tetap sesuai pada jalur yang di tetapkan oleh kita atau tidak, dan juga mengetahui bagaimana keadaan orang lain sehingga kita bisa memutuskan sesuatu yang sesuai dengan keadaan orang tsb.
  2.Fungsi Informasi
  Komunikasi merupakan sebuah proses untuk memberikan informasi dari sumber kepada tujuan yang pada akhirnya melahirkan feedback (tanggapan atau umpan balik)
  3. Fungsi Motivasi
  fungsi komunikasi juga sebagai alat untuk memberikan motivasi kepada orang lain, fungsi motivasi dan control pada komunikasi, menurut saya agak hampir sama tujuannya, yaitu untuk memastikan, apakah orang lain tetap pada jalur yang kita inginkan atau tidak, jika fungsi kontrol menggunakan cara yang lebih force (memaksa dan memberikan konsekuensi2 nyata), fungsi motivasi lebih kepada cara-cara yang sifatnya lembut namun biasanya langsung mengarah kepada nuraninya.
  4. Fungsi Emosi
  Kita bisa menyampaikan apa yang emosi kita rasakan melalui komunikasi, pada level ini, kita biasanya hanya butuh untuk didengar untuk membagi beban emosi kita kepada orang lain, namun tak jarang kita mengharapkan advice (nasehat)  dan tanggapan lisan dari orang lain.
  4. Organisasi perkantoran,
            Mengapa Komunikasi Perkanturon selalu di wujudkan?
  
  Setelah organisasi kantor terwujud, unsure inti mulai terpengaruh oleh unsur kerja. Unsur kerja menentukan mutu interaksi.
  Para anggota yang berinteraksi membentuk sebuah organisasi  perkantoran, sedangkan unsur kerja membuatnya efektif atau inefektif.
  
  
  Berdasarkan ke lima fakta tsb, dapat dikemukakan bahwa:
  a.    Organisasi perkantoran adalah suatu proses yang menjadi tempat orang-orang berinteraksi untuk mencapai tujuan kantor.
  b.    Organisasi perkantoran adalah suatu rangka dasar yang menjadi tempat orang-orang melangsungkan kegiatannya untuk menerima, menyimpan, mengolah, dan menyajikan informasi dan merawat aktiva.
  Organisasi perkantoran mencalup susunan staf dan alokasi tugas dan tanggung jawab dalam mengolah data, memasok informasi untuk pembuatan  keputusan dan merawat aktiva,
  5, Pengawasan dan pelaporan organisasi perkantoran,
             Bagaimanan caranya Untuk Mengetahui Pengawasan di dalam kantor,oleh seorang Manajer?
  1. Agar tiap personalia mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor, maka tiap petugas dalm organisasi perkantoran tersebut harus menerima perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan
  2.    Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif mesti ditegakan sehingga tujuan organisasi perkantoran itu dapat tercapai. Pengawasan yang efektif akan mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan. Sementara itu, pengawasan yang efektif pun merupakan proses belajar bagi organisasi di waktu yang akan datang.
      Agar pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi perkantoran efektif, jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seorang menejer kantor atau seorang pengawas seyogyanya dibatasi, semakin jauh pengawasan menejer kantor semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan. Gejala ini melahirkan apa yang disebut hukum semakin berkurangnya tambahan kemampuan pengawasan.
  6. desain interior dan lingkungan perkantoran.
            Jelaskan Desain Interior, dan lingkungan perkantoran?
  Secara fisik, interior kantor masa kini lebih dibutuhkan yang bersuasana terbuka dan akrab.dan cahaya yang tepat dapat menghilangkan sudut-sudut gelap yang ada. Dinding masif dapat dikurangi dengan cara menempatkan kaca transparan di beberapa sisi ruang sehingga kesannya luas dan terbuka. Bisa juga diadakan ruang transisi multifungsi terbuka antara satu lantai dan lantai lainnya maupun antara area kerja sehingga memungkinkan terjadinya maksimal.
  Setiap orang membutuhkan suasana tertentu agar dapat melahirkan ide-ide baru. Ada yang butuh suasana rumah, ada yang perlu suara musik, bahkan ada orang yang justru bisa mencetuskan ide baru dan segar sambil berdiri ketimbang dalam posisi duduk selama berjam-jam.
  Untuk menghilangkan rasa penat karena duduk lama di kursi kerja, biasanya orang akan berdiri meluruskan tubuh. Hal ini menjadi perhatian para desainer produk sehingga tercipta perangkat meja kerja untuk berdiri atau tanpa kursi yang juga dapat diatur tinggi rendahnya dengan kekuatan mekanik.
  
  
  7. Manajemen Komunikasi
           Apa saja yang di perlukan dalam Manajemen komunikasi?   
  Istilah PublicApa  Relations yang di Indonesia secara umum diterjemahkan menjadi Hubungan Masyarakat, sebenarnya baru dikenal pada abad ke-20, namun gejalanya sudah tamapk sejak abad-abad sebelumnya, bahkan sejak manusia masih primitif. Unsur-unsur dasarnya –memberi informasi, membujuk, dan mengintegrasikan khalayak—selalu tampak dalam kehidupan masyarakat zaman dahulu. Gejala tersebut terlihat pada adanya hubungan yang harmonis diantara individu-individu, individu dengen kelompok, ataupun antar kelompok, di dalam pergaulan mereka.
  Harmonis dalam arti adanya saling pengertian dan persesuaian antara kedua belah fihak, satu sama lain saling memberikan keuntungan dan merasa senang. Hanya saja pada waktu itu orang belum menemukan istilah (public relations) yang cocok untuk melukiskan kegiatan dimaksud. Padahal apa yang dilakukan Cleopatra dengan keindahannya sebagai ratu.